Pazarlama ya da halkla ilişkiler alanlarında yetkili bir kişi olarak, firmanızın vicdanı gibi hareket etmek ve şirketinizin hazırladığı basın bülteninin ses getireceğinden kuşku duymamak görevinizdir. En temel şekliyle bir basın bülteni, şirketinizin yaptığı tüm büyük işleri dünyaya duyurmanızı sağlayan resmi olanaktır. Ama bunun da ötesinde, yazarlara hikayenizi yazmalarında yardımcı olacak bir araç olması gerekir. Bunu akılda tutmak, tüm yayın ve basın organlarında yer alma ve haberinizi halka ulaştırma şansınızı artırır.

Her ne kadar grup üyeleri bazen kabullenmek istemeseler de basın, şirketler ve ajanslar arasındaki ilişkide herkes birbirine ihtiyaç duyar. Sınırlı zamanlarda iş bitirmek ve sürekli olarak yeni hikayeler üretmek zorunda olan yazı işleri müdürleri ve muhabirler, işlerini yapabilmek için kullanabilecekleri taze bilgilere ihtiyaç duyarlar. Aynı zamanda, her gün yüzlerce e-posta ve haber bülteni bombardımanı altında kalırlar. Fark edilmek için, abartılı haberler ya da başka taktikler ile haberlerinizi ön plana çıkarmaya çalışarak yazarları ve analistleri kızdırmadan bu karışık ortamdan sıyrılmanız gerekir. Bütün iyi haber bültenlerinin temelini oluşturan birkaç ipucunu aşağıda bulabilirsiniz:

1- Okuyucuyu çeken bir başlık

Bir kitabı okuyup okumama kararını vermeden önce adını ve tanıtımını okuyarak size uygun olup olmadığını anlamaya çalışırsınız. Benzer biçimde, iyi bir basın bülteninin de kısa ve net bir başlığı ile bültenin konusu hakkında bilgi içeren, gerçeklere dayalı ve haberi doğrudan veren bir alt başlığı olur. Bu düzen, yazarın bültenin kendisi için uygun olup olmadığına karar vermesini kolaylaştırır. Aslında, pek çok yazar, işlenmeye değer bir haber bulabilmek için, kendilerine gelen basın bültenlerini her gün hatta her saat, başlık ve alt başlıklarına bakarak tarar. Dolayısıyla, bülteninizi bu bölümde özetlediğinizden emin olun.

2- Temel soruları sorulmadan yanıtlayın

Güçlü bir giriş paragrafı, yazarın neyi bilmek isteyeceğini öngörerek kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl sorularını yanıtlar. Annenizin siz evden çıkarkan yaptığı gibi bir "gerçeklik kontrolü" sürecinden geçerek, hikayenizin baskıya hazır olmasını sağlamak için basın bülteninizi çok iyi gözden geçirin. Yazarın haberi yazarken ihtiyaç duyabileceği, duyurunuza ilişkin temel bilgilere mutlaka sahip olun.

3- Yalnızca gerçekleri söyleyin:

Dürüst olun. Abartma ve şişirme yaklaşımından kaçının. Basın bültenlerinin, yazara mesajınızı kamuoyuna iletmek için yardımcı olacak nesnellikte araçlar olması beklenir. Abartmalar, eğitimli bir gazetecinin gözünden kaçmaz ve bülteninizin inandırıcılığını yok eder. Abartılı ifadeler ve çok fazla kısaltmalar ile dolu olan ya da genellemeler kullanarak "herkese her şey" mantığında düzenlenen başlıklar ve alt başlıklardan, kafa karıştırdığı ve bültenin ana haberine ulaşamadan yazarın okumayı bırakmasına neden olabileceği için kaçınılması gerekir.

Şunu unutmayın; "XYZ Şirketi, Hava Yolculuğunda, Online Ticarette ve Kamu Eğitiminde Devrim Yaratmak İçin Benzersiz Bir Ürün Geliştirdi" şeklindeki bir başlık, alt başlıkta somut verilerle desteklenmezse çöpe gidebilir. Anahtar noktaları ve fikirleri iletebileceğiniz yerler, alıntılardır ve bunların okuru bir sonraki noktaya taşıması gerekir.

4- Biraz heyecan katın:

Alıntılar, bülteninizin tadı tuzudur ve anahtar noktaları vurgulamanız için bir fırsattır. Şirket başkanından ya da bir başka yetkiliden alıntı yapmak iyi bir fikirdir. Analistlerin ve müşterilerin destekleyici alıntıları, duyurunun inandırıcılığını artırır ve muhabire bir hikaye hakkında röportaj yapabilecekleri insanlar hakkında fikir verir.

5- Yanlış alarm vermekten kaçının:

Yavaş tempolu bir haber haftası ya da ayı geçiriyorsanız, şirketiniz hakkında "haber yaratmak"tan kaçının ya da daha önce gönderilmiş bir bülteni mesajını değiştirerek tekrar yollamayın. Yazarlar, zeki insanlardır ve bu yanlışı hemen fark ederler. Dolayısıyla, bir başka sefere söyleyeceğiniz önemli bir şeyiniz olduğunda sizi ciddiye almazlar.

Bu noktaları aklınızda tutmak, basın bültenlerinizi online gönderme ve uygun mecralara dağıtma konusunda kendinizden daha emin olmanıza yardımcı olur. Bilgiyi yolladıktan sonra uygun adımlar atarak yazarları takip edebilir; onlara ek bilgi sağlayabileceğinizi iletebilirsiniz. Bu noktada, tüm anahtar bilgilerin sunulduğu ve röportaj süreci için her şeyin hazır olduğu aşamaya gelirsiniz.
Yazar: Hilary McCarthy